Respuesta ejecutiva
La documentación contemporánea es la evidencia creada, aprobada y conservada mientras una operación entre partes relacionadas se diseña y ejecuta. Incluye contratos, solicitudes, entregables, decisiones, datos, cálculos, comprobantes, pagos, conciliaciones y excepciones. El estudio anual utiliza esa evidencia para explicar funciones, método y resultado; no puede sustituirla cuando nunca existió.
El artículo 76, fracción IX, de la Ley del Impuesto sobre la Renta exige a las personas morales dentro de su alcance obtener y conservar documentación comprobatoria de operaciones con partes relacionadas. Los artículos 179 y 180 contienen el estándar sustantivo y los métodos. El Código Fiscal de la Federación regula contabilidad, documentación y plazos generales de conservación, con supuestos que pueden extenderlos. La respuesta práctica no consiste en fijar una regla universal de “cinco años” para todo archivo, sino clasificar cada documento, el acto que soporta y el plazo aplicable.
Un expediente sólido se produce por etapas. Antes de firmar se documenta la decisión; durante la ejecución se demuestra el bien, servicio, financiamiento o derecho; al facturar y pagar se conecta la contraprestación; al cerrar se concilia y prueba el precio; y al presentar se conserva la versión exacta que alimentó cada declaración. Reconstruir estas capas años después es más caro y menos confiable.
El estudio y la evidencia cumplen funciones distintas
El estudio de precios de transferencia suele explicar el grupo, la operación, el análisis funcional, la selección del método, comparables y conclusión. Es una narración técnica sustentada en información. La evidencia contemporánea responde de dónde provino esa información y qué sucedió realmente.
Por ejemplo, un estudio puede afirmar que México recibió soporte tecnológico. La evidencia debe mostrar solicitudes, accesos, tickets, reuniones, configuraciones, responsables y aceptación. Puede afirmar que una entidad extranjera controló riesgo crediticio. La evidencia debe mostrar quién aprobó límites, monitoreó clientes y decidió excepciones. Puede concluir que un préstamo tenía plazo de tres años. El contrato, desembolso, calendario, covenants y conducta deben ser consistentes.
La diferencia importa en auditoría. Un informe elaborado por asesores puede ser técnicamente correcto, pero la autoridad puede contrastarlo con correos, sistemas, CFDI, balanza, pagos y declaraciones. Si los hechos no coinciden, agregar páginas al estudio no corrige la ausencia de conducta o soporte.
Principios para un expediente defendible
Proximidad temporal
Conserve la evidencia cerca del momento en que surge. Una aprobación fechada antes de ejecutar una transacción tiene mayor capacidad explicativa que una minuta creada años después. Esto no significa guardar todos los correos: significa diseñar hitos que produzcan evidencia relevante.
Trazabilidad
Cada operación debe tener un identificador que conecte contrato, centro de costo, cuenta, CFDI o documento extranjero, pago, método y declaración. La trazabilidad permite reproducir una cifra y demostrar que la población está completa.
Autenticidad y control de versiones
Conserve autor, fecha, aprobación y versión. Una política sin vigencia o un contrato modificado sin historial puede generar contradicciones. Los archivos finales deben estar protegidos contra cambios silenciosos, con acceso autorizado y respaldo.
Proporcionalidad
La profundidad depende de importe, complejidad y riesgo. Un reembolso pequeño no exige el mismo análisis que una transferencia de intangible. Sin embargo, proporcionalidad no significa desaparecer operaciones: primero se inventarían y clasifican; después se asigna el nivel de evidencia.
Consistencia transversal
Contrato, conducta, contabilidad, precio y declaración deben describir la misma operación. Las diferencias válidas —devengo contra pago, moneda funcional contra factura o estimación contra cierre— requieren un puente documentado.
Calendario de evidencia por etapa
| Etapa | Evidencia que debe producirse | Pregunta de control | Propietario típico |
|---|---|---|---|
| Diseño | Caso de negocio, alternativas, modelo funcional y aprobación | ¿Por qué se hace con esta entidad y bajo estas condiciones? | Dirección, fiscal y operaciones |
| Contratación | Contrato, anexos, precios, responsabilidades y fecha efectiva | ¿El acuerdo refleja conducta y riesgo? | Jurídico y dueño del negocio |
| Alta en sistemas | Contraparte, relación, cuentas, impuestos y flujo de aprobación | ¿El ERP identifica la operación relacionada? | Finanzas y datos maestros |
| Ejecución | Órdenes, entregables, tickets, horas, decisiones o uso | ¿Existe evidencia de lo entregado y recibido? | Prestador y receptor |
| Facturación | Base, periodo, moneda, CFDI o documento y cálculo | ¿La contraprestación deriva de la política? | Contabilidad |
| Pago | Autorización, retención, tipo de cambio y liquidación | ¿El pago coincide con factura y tratamiento fiscal? | Tesorería y fiscal |
| Monitoreo | Margen, tasa, saldo, desviación y explicación | ¿El resultado sigue dentro de política? | Contraloría y fiscal |
| Cierre | Ajuste, conciliación, aprobación y efectos por impuesto | ¿La corrección se ejecutó y soportó correctamente? | CFO y fiscal |
| Presentación | Versiones finales, papeles de trabajo y acuses | ¿Cada campo puede rastrearse a una fuente? | Cumplimiento |
| Conservación | Índice, permisos, respaldo, retención y suspensión de borrado | ¿El expediente estará íntegro cuando se requiera? | Jurídico, TI y fiscal |
El calendario debe indicar frecuencia, responsable, ubicación y formato. También debe definir qué ocurre si una evidencia no se obtiene: quién escala, qué operación se detiene, qué alternativa se acepta y cómo se documenta la excepción.
Si el estudio anual es el primer momento en que se buscan contratos y entregables, implemente un calendario de evidencia antes del siguiente ciclo.
Evidencia por tipo de operación
Servicios intragrupo
Conserve catálogo, solicitud, alcance, prestadores, receptores, horas o actividades, entregables, beneficio, costos, clave de reparto, margen y aceptación. Separe actividades de accionista, duplicadas y beneficios incidentales. Una factura y un contrato no demuestran por sí solos la prestación.
Compra y venta de bienes
Integre especificaciones, órdenes, volumen, calidad, condiciones de entrega, garantías, descuentos, inventario, logística y comparables internos si existen. Para importaciones, conecte pedimentos y valor en aduana. Documente devoluciones, obsolescencia y ajustes de precio.
Financiamiento
Conserve necesidad de fondos, alternativas, capacidad de pago, aprobación, contrato, desembolso, moneda, plazo, garantías, rating, benchmark, calendario, intereses y conducta. Monitoree saldos y covenants. Una cuenta corriente prolongada puede requerir reevaluación.
Intangibles y regalías
Identifique derechos, territorio, exclusividad, vida, titularidad y funciones de desarrollo, mejora, mantenimiento, protección y explotación. Documente uso, base de regalía, ventas, campañas, aprobaciones y valor. La propiedad legal no explica por sí sola el retorno.
Ajustes y operaciones extraordinarias
Para true-ups, conserve cálculo, causa, aprobación, CFDI o documento, registro, pago y efectos en otros impuestos. Para reestructuras, ventas de activos o acciones, integre modelo antes/después, alternativas, valuación, negociaciones y autorizaciones. Estos expedientes suelen requerir conservación reforzada por sus efectos de largo plazo.
Política de conservación
El artículo 30 del CFF establece reglas generales para conservar contabilidad y documentación relacionada con el cumplimiento fiscal y contiene casos especiales. Determinados documentos corporativos, actos cuyos efectos se prolongan, pérdidas fiscales, préstamos u operaciones que impactan ejercicios posteriores pueden exigir disponibilidad más allá de una lectura simplificada del plazo general. Además, una auditoría, recurso, procedimiento amistoso o litigio puede justificar una suspensión de eliminación.
Por ello, la política debe clasificar documentos y no aplicar un borrado automático único. Como mínimo, registre categoría, fundamento, fecha inicial del cómputo, plazo, extensión, dueño y evento de suspensión. Jurídico y fiscal deben aprobar la tabla; TI debe implementarla en sistemas y respaldos.
Conservar no es acumular sin orden. Un repositorio lleno de duplicados, borradores y archivos sin propietario dificulta demostrar cuál fue la versión utilizada. El índice maestro debe distinguir final, soporte, cálculo, fuente externa y correspondencia relevante. Los datos personales y confidenciales requieren permisos y medidas de seguridad.
Arquitectura del expediente
Una estructura reproducible puede organizarse así:
- Gobierno: perímetro, política, responsables, calendario y aprobaciones.
- Contraparte: identidad, residencia, relación y organigrama.
- Operación: contrato, anexos, cambios y caracterización.
- Ejecución: entregables, decisiones, registros de uso y aceptación.
- Finanzas: auxiliares, facturas, pagos, retenciones y conciliación.
- Economía: FAR, método, comparables, cálculos y ajustes.
- Cumplimiento: declaraciones, papeles de trabajo, acuses y cruces.
- Excepciones: desviaciones, causa, aprobación y remediación.
Use nombres estables, metadatos y un índice que no dependa de la memoria de una persona. El repositorio debe permitir recuperar por entidad, contraparte, operación, periodo y declaración. Evite enlaces a carpetas personales o correos que se pierden cuando cambia el equipo.
Prueba de auditabilidad
Antes de cerrar el expediente, seleccione una muestra desde dos direcciones. Primero, tome una cifra declarada y rastree hasta balanza, factura, contrato, entrega y método. Segundo, tome una operación desde el auxiliar y rastree hasta el estudio y las declaraciones. La primera prueba verifica soporte; la segunda, integridad de la población.
Pida a una persona que no preparó el archivo reproducir el cálculo con el índice. Registre datos faltantes, dependencias manuales y contradicciones. El tiempo necesario para responder es un indicador útil: si reconstruir una sola operación tarda días, el modelo no está listo para una revisión de alto volumen.
Errores frecuentes
- Elaborar contratos con fecha posterior sin explicar cuándo empezó la conducta.
- Guardar sólo versiones finales sin fuentes o aprobaciones.
- Conservar correos masivos sin identificar cuál demuestra el hecho.
- Usar capturas de pantalla sin fecha, sistema o responsable.
- Documentar el precio y omitir la existencia o beneficio del servicio.
- Separar estudio, CFDI, balanza y declaración sin conciliación.
- Aplicar un plazo único de borrado a documentos con efectos posteriores.
- Depender de carpetas personales o proveedores sin protocolo de entrega.
- No suspender eliminación ante revisión o controversia.
- Corregir un archivo sin conservar la versión presentada.
Gobierno y métricas
El dueño fiscal define requisitos; cada área produce evidencia; jurídico controla contratos y retención documental; TI mantiene acceso y respaldo; auditoría interna puede probar el proceso. El comité revisa trimestralmente operaciones sin contrato, entregables pendientes, conciliaciones abiertas, excepciones y archivos próximos a eliminación.
Las métricas útiles miden cobertura, no volumen de documentos: porcentaje de operaciones con dueño, contrato vigente, evidencia de ejecución, cálculo reproducible, conciliación y vínculo a declaración. También conviene medir días para cerrar una brecha y porcentaje de ajustes detectados antes del cierre.
Temas relacionados
- PT-005: anatomía del estudio.
- PT-016: inventario desde la balanza.
- PT-031: servicios intragrupo.
- PT-050: defense file financiero.
- PT-083 y PT-084: expediente de defensa y materialidad.
Calendario de evidencia contemporánea
Asigne evidencia al momento en que naturalmente nace. Al contratar, conserve necesidad, aprobaciones, contrato y análisis inicial. Mensualmente archive facturas, pólizas, entregables, aceptación, indicadores y conciliaciones. Trimestralmente revise rentabilidad, desviaciones y cambios funcionales. En el cierre, documente ajustes, conclusiones y consistencia con declaraciones. Así el estudio resume hechos ya controlados en vez de recrearlos.
Defina dueño, repositorio, formato, retención y suplente por documento. Las ligas deben sobrevivir cambios de personal y sistemas. Mantenga versión original, fecha y metadatos; una captura sin origen puede perder valor. Las comunicaciones sensibles reciben acceso adecuado sin volver invisible el expediente operativo.
Pruebe el calendario con muestras y registre faltantes mientras todavía pueden corregirse prospectivamente. No fabrique evidencia histórica. Cuando un soporte no existe, documente limitación y decisión. La contemporaneidad es una práctica de operación y gobierno, no una portada fechada al final del año.
Fuentes y fecha de verificación
- Ley del Impuesto sobre la Renta, texto vigente, artículos 76, 76-A, 179 y 180.
- Código Fiscal de la Federación, texto vigente, especialmente artículos 28 y 30.
- Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, sujeta a modificaciones posteriores.
- Perfil de precios de transferencia de México, OCDE, referencia técnica que no sustituye la legislación mexicana.
Fuentes verificadas el 2 de agosto de 2026. Los periodos concretos de conservación deben definirse conforme al documento, los hechos, el ejercicio y cualquier procedimiento abierto. Este contenido no sustituye asesoría aplicable a un caso particular.
Solicite un Evidence Calendar para asignar evidencia, responsables, frecuencia, repositorio y retención a cada operación intercompañía relevante.